こんにちは！「AIいっぽラボ」の所長です。
突然ですが、会社員の皆さん。
「メールの文面を考えている時間」ほど、人生で無駄な時間はないと思いませんか？
特に「納期遅れの謝罪」や「気の進まない飲み会の断り」など、気を使うメールほど手が止まってしまいます。 言葉選びに悩みすぎて、気づけば30分経過……なんてこともザラです。
今回は、そんな会社員の悩みのタネである「ビジネスメール作成」を、Geminiに任せて効率化する実験です。
ひつじさんAIに書かせたら、失礼な文章になるんじゃないの？
所長私も最初はそう思っていましたが、実は『あるコツ』さえ掴めば、人間が書くより丁寧なメールが作れるんです。
何も考えずに指示を出すと、確かにAIは失敗します。 しかし、AIの特性を理解して指示を出せば、「失礼がない」どころか「相手が感動する」レベルのメールを一瞬で作ることができるのです。
検証1：指示が足りないと「ロボット文章」になる
まずは、何も工夫せずにシンプルに依頼してみた結果をご覧ください。 Geminiのチャット欄に、以下の指示を入力しました。
入力した指示： 遅刻の謝罪メールを書いて。相手は部長。
出力されたメールがこちらです。
Geminiの回答
件名： 遅れます
本文： 部長、お疲れ様です。
今日は寝坊してしまったので、会社に行くのが遅れます。 電車も遅れているみたいです。 1時間くらいで着くと思います。よろしくお願いします。
事実は伝わりますが、これをそのまま送れば私の評価に関わります。 あまりにも率直すぎて、反省の色が見えません。
いっぽくんAIは『事実』を並べるのは得意ですが、『文脈』や『空気』を読むのは苦手。だから人間が補ってあげる必要があるんだね。
検証2：条件を指定する「神プロンプト」
AIに完璧な仕事をさせるには、私たち人間が司令塔にならなければなりません。
重要なのは「誰に」「どんな状況で」「どんなトーンで」送るかを指定することです。 これを踏まえて作成した「ビジネスメール生成用・神プロンプト」がこちらです。
謝罪メール生成プロンプト（コピペ用）
Geminiへの指示（プロンプト）
あなたは「優秀な秘書」です。
以下の条件で、相手に失礼のない完璧なビジネスメールを作成してください。
【条件】
・送信相手：取引先の部長（礼儀を重んじる方）
・目的：打ち合わせへの遅刻の謝罪
・理由：電車の大幅な遅延（※自分の寝坊であることは伏せて、不可抗力であることを強調する）
・トーン：極めて丁寧、申し訳なさ全開で、フォーマルに。
・文字数：簡潔に。
以上の条件で、件名と本文を出力してください。
これをGeminiに入力すると、出力結果は劇的に変わります。
Geminiの回答（成功例）
これなら修正なしでそのまま送れます。 「寝坊」という不都合な事実は伏せて、あくまでトラブルによる遅延として丁寧に構成されています。
条件を指定したことで、AIが「申し訳なさ」を演出する言葉（大変恐縮ながら、ご容赦いただけますよう）を自動選定してくれたのです。
【応用編】今日から使える「場面別」プロンプト集
「条件を指定すればいい」ことは分かりました。 ここからは、会社員がよく遭遇する「書きにくいメール」をAIに代筆させるためのプロンプトを紹介します。
所長コピペして、状況に合わせて少し書き換えるだけで使えます！
1. 飲み会の「角が立たない」断り方
行きたくない飲み会に誘われた時、自分で文章を考えると「嫌味かな？」と悩みますが、AIならドライかつ丁寧な断り文句を生成してくれます。
Geminiへの指示（プロンプト）
あなたは「人間関係を円滑にするプロ」です。
上司から「今夜飲みに行かないか？」と誘われましたが、行きたくないので断りのメールを作成してください。
【条件】
・理由は「家庭の事情」や「先約がある」など、嘘でもいいので角が立たないものにする。
・「本当は行きたいんですが…」という残念な気持ちを演出する。
・「また次回誘ってください」というポジティブな締めで終わる。
Geminiの回答
2. 返信がない相手への「やんわり」催促メール
資料を送ったのに返信がない……。でも「まだですか？」と聞くのは失礼になりそうで怖い。 そんな時こそ、AIに「角が立たない催促文」を作らせましょう。
Geminiへの指示（プロンプト）
あなたは「気配りのできるビジネスマン」です。
3日前に送った「見積書」について、相手から返信がないため、やんわりと状況を確認するメールを作成してください。
【条件】
・相手を責めず、「メールが届いていない可能性」や「行き違い」を配慮する文面にする。
・「お忙しいところ恐縮ですが」などのクッション言葉を多用する。
・「もし行き違いでご対応済みでしたらご容赦ください」という一文を入れる。
・件名：柔らかく、かつ要件が伝わるものに。Geminiの回答
まとめ：メール作成で脳を消耗しない
いかがでしたか？
今まで10分、20分とかかっていたメール作成が、Geminiを使えば「条件を入力するだけ」の3秒で終わります。
私たち会社員の脳のリソースは有限です。 メールの定型文を考えるような「作業」は、優秀なアシスタント（AI）に任せてしまいましょう。
そして、浮いた時間で「もっとクリエイティブな仕事」をしたり、あるいは「定時で帰って副業」をしたりする。 それが、私たちが目指す「賢く無理のない働き方」です。
所長皆さんも、まずは次回の『お詫びメール』や『催促メール』から実験を始めてみてください。精神的な負担がぐっと減るのを実感できるはずですよ！
ちなみに、このブログのロゴ（いっぽ君）も、Geminiに指示を出して30分で作りました。 AIはテキストだけでなく画像も作れます。興味がある方はこちらの記事もぜひ覗いてみてくださいね！
